Abstract:
การวิจัยนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อ (1) ศึกษาสภาพปัญหางานเอกสารและงานระบบสารบรรณในสำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลัยราชภัฏสวนดุสิต (2) พัฒนาระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อใช้ในการจัดเก็บเอกสารและ (3) ประเมินการใช้งานระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ การจัดเก็บเอกสารในคลังความรู้ เครื่องที่ใช้ในการวิจัย คือ แบบสอบถาม และการสัมภาษณ์เชิงลึก (Indepth Interview) ประชากรที่ใช้ในการวิจัย คือ บุคลากรในสำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ จำนวน 70 คน และเจ้าหน้าที่ที่ปฏิบัติงานในงานสารบรรณของสถาบัน/คณะภายในมหาวิทยาลัยราชภัฏสวนดุสิตที่ใช้ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์มาเป็นระยะเวลาไม่น้อยกว่า 6 เดือน จำนวน 5 คน สถิติที่ใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูล ได้แก่ ความถี่ ร้อยละ ค่าเฉลี่ย ส่วนเบี่ยงเบนมาตรฐาน และทดสอบสมมติฐานด้วยค่าสถิติ t-test และ F-test (One-Way Analysis of variance) และเปรียบเทียบความแตกต่างค่าเฉลี่ยเป็นรายคู่ (LSD) ผลการวิจัย พบว่า
(1) สภาพปัญหางานเอกสารและงานระบบสารบรรณในสำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลัยราชภัฏสวนดุสิต ก่อนพัฒนาระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ เพื่อจัดเก็บเอกสารในคลังความรู้ ในภาพรวมมีปัญหาอยู่ในระดับมาก ในด้านความล่าช้าในการรับส่งเอกสาร ด้านความสิ้นเปลืองงบประมาณ ด้านความล่าช้าในการค้นหา ด้านการขาดแคลนบุคลากร ด้านความผิดพลาดในการสื่อสารระหว่างหน่วยงาน ด้านการสูญหายของเอกสาร ด้านความสิ้นเปลืองในพื้นที่จัดเก็บเอกสาร และขั้นตอนการทำงานมีความยุ่งยาก ซ้ำซ้อน โดยมีค่าเฉลี่ยเท่ากับ 3.80
(2) ความเหมาะสมในการใช้งานระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ การจัดเก็บเอกสารในคลังความรู้ ในด้านเทคโนโลยีสารสนเทศและด้านการจัดเก็บความรู้ ที่ผู้วิจัยได้พัฒนาขึ้น พบว่า มีความเหมาะสมอยู่ในระดับมาก โดยมีค่าเฉลี่ยเท่ากับ 4.12 และ 3.78 ตามลำดับ
(3) ผลการทดสอบสมมติฐาน พบว่า สภาพปัญหางานเอกสารและงานระบบสารบรรณก่อนการพัฒนาระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ เพื่อจัดเก็บเอกสารในคลังความรู้ สูงกว่า หลังการพัฒนาระบบฯ อย่างมีนัยสำคัญทางสถิติที่ระดับ .05 และบุคลากรในสำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศที่มีลักษณะทางประชากรศาสตร์ต่างกันมีความคิดเห็นต่อความเหมาะสมในการใช้งานระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ เพื่อจัดเก็บเอกสารในคลังความรู้ไม่แตกต่างกัน
(4) รูปแบบของระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อใช้ในการจัดเก็บเอกสารของสำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลัยราชภัฏสวนดุสิตในปัจจุบัน มีความทันสมัย สวยงาม และสะดวกต่อการค้นหาข้อมูล ก่อให้เกิดประโยชน์และประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานมากกว่าระบบงานบรรณรูปแบบเดิม สามารถพัฒนาต่อยอด หรือเป็นคลังความรู้ของสำนักวิทยบริการที่สนับสนุนกระบวนการจัดการความรู้ได้ ผลทดสอบ พบว่า สภาพปัญหา หลังพัฒนาระบบฯ ในภาพรวมมีปัญหาอยู่ในระดับน้อย โดยมีค่าเฉลี่ยเท่ากับ 2.55
The purpose of this research is as follow: (1) to study a problem of document administration and system used at the office of Academic Resources and Information Technology, Suan Dusit Rajabhat University (ARIT) (2) to develop an E-document system aim to improve the work of document administration (3) to evaluate the used of the system and how to manage this system's information with data warehouse by asking and in-depth Interviewing with 70 staff who work at the ARIT and others 5 staff from difference department who have experienced in the worked area of documentary at least 6 months. The researcher uses Frequency, Percentage, Median, Standard Deviation (S.D.), t-test, F-test (One-Way Analysis of Variance) and Least Significant Difference Method (LSD) to obtain the result. The outcome shows that
(1) The overall level of paperwork and documentation's problem found at the ARIT before using this system is high. The average of a latency in documentary submission,' a wasted of using budget, a delay of searching for document, a problem of being short of staff responsibility for the paperwork, a miscommunication between vary departments, a lost of document during the submission, a wasted of space using for store paper and a complex of working is 3.80.
(2) The average of an appropriate using this systems and the document administration especially the information management and the knowledge management is high with 4.12 and 3.78 respectively.
(3) The result shows that the problem with paperwork and documentation before using the system is 0.05 higher than after the used of this program. The population's point view revealed that the appropriation of using the system with the document administration before and after is the same.
(4) The result reveals that the E-document system used at ARIT is easy to work with and search for information as well. In addition, this system improves the benefit and efficient of work more than the past. Moreover, the system can be developed and improved to work in the future. The result also shows that after using the system, the median of problem in document administration work is in lower level with 2.55.